Hội đồng quản trị là một vị trí rất quan trọng và không thể thiếu trong một công ty cổ phần. Các thành viên trong hội đồng quản trị đều là những người có năng lực, có định hướng và sẽ giúp công ty phát triển trong tương lai. Thành viên hội đồng quản trị độc lập cũng là thành viên trong hội đồng quản trị, tuy nhiên tiêu chuẩn và điều kiện có khác với thành viên hội đồng quản trị. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn đọc các quy định về thành viên hội đồng quản trị độc lập theo pháp luật Việt Nam hiện nay.
Thành viên hội đồng quản trị độc lập là gì
Căn cứ khoản 1 điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty theo cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Tại khoản 1 điều 154 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên, điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị.
Thành viên hội đồng quản trị độc lập hay thường gọi là thành viên độc lập hội đồng quản trị (thành viên độc lập công ty cổ phần) là những người độc lập, không có quan hệ về nhân thân, quan hệ về tài sản đối với công ty cổ phần, những người quản lý, điều hành, những người liên quan của công ty cổ phần Sự tham gia của họ nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của hội đồng quản trị thông qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty cổ phần.
Công ty cổ phần có nhất thiết phải có thành viên hội đồng quản trị độc lập
Căn cứ điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cơ cấu tổ chức công ty cổ phần như sau:
“Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:
- a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
- b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành”.
Theo quy định trên, có thể thấy công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:
- Mô hình thứ nhất: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soátvà Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
- Mô hình thức hai: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.
Như vậy, nếu như công ty hoạt động theo mô hình thứ 2 (Không bao gồm công ty cổ phần hoạt động theo mô hình thứ nhất nhưng có dưới 11 cổ đông) thì phải đáp ứng điều kiện ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập.
Đặc điểm của thành viên hội đồng quản trị độc lập
- Thành viên hội đồng quản trị độc lập công ty cổ phần được đặt trên cơ sở của sự tách biệt giữa quản lý và sở hữu doanh nghiệp. Công ty là của chủ sở hữu (nhà đầu tư, cổ đông), nhưng để công ty tồn tại và phát triển cần có sự dẫn dắt của hội đồng quản trị , sự điều hành của Ban Giám đốc, sự giám sát của Ban kiểm soát và sự đóng góp của người lao động. Những nhóm người ngày không phải lúc nào cũng có chung ý chí và quyền lợi. Điều này dẫn đến cần phải có một cơ chế để nhà đầu tư cũng như các cỗ đông có thể kiểm soát được việc điều hành công ty nhằm đem lại hiệu quả cao nhất
- Thành viên hội đồng quản trị độc lập công ty cổ phần là việc xác định quyền hạn và trách nhiệm giữa các nhóm lợi ích, thành viên khác nhau trong công ty, bao gồm các cổ đông, hội đồng quản trị , Ban điều hành, Ban kiểm soát và những người liên quan khác của công ty như người lao động, nhà cung cấp. Đồng thời, quản trị công ty cũng lập ra các nguyên tắc và quy trình, thủ tục ra quyết định trong công ty, qua đó ngăn chặn sự lạm dụng quyển lực và chức vụ, giảm thiểu những rủi ro liên quan đến hoặc có nguồn gốc từ những giao dịch với các bên có liên quan, những xung đột lợi ích tiềm năng từ việc không có tiêu chuẩn rõ ràng hoặc không tuân thủ các quy định về công bố thông tin và không minh bạch.
thành viên hội đồng quản trị độc lập
Điều kiện để trở thành thành viên hội đồng quản trị độc lập
Căn cứ khoản 2 điều 155 có quy định về tiêu chuẩn và điều kiện để trở thành thành viên hội đồng quản trị độc lập Hội đồng quản trị như sau:
- Không phải là người đang làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty ít nhất trong 03 năm liên trước đó;
- Không phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ cấp mà thành viên Hội đồng quản trị được hưởng theo quy định;
- Không phải là người có vợ hoặc chồng, bố đẻ, bố nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty;
- Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty;
- Không phải là người đã từng làm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của công ty ít nhất trong 05 năm liên trước đó, trừ trường hợp được bổ nhiệm liên tục 02 nhiệm kỳ.
Khi không còn đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện trên để được làm thành viên hội đồng quản trị độc lập thì các thành viên hội đồng quản trị độc lập phải thông báo với Hội đồng quản trị, sau đó Hội đồng quản trị phải thông báo trưòng hợp thành viên độc lập Hội đồng quản trị không còn đáp ứng đủ các tiêu chuân và điều kiện tại cuộc họp Đại Hội đồng cổ đông gần nhất hoặc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên độc lập Hội đồng quản trị trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày nhận được thông báo của thành viên độc lập Hội đồng quản trị có liên quan. Thành viên hội đồng quản trị độc lập đương nhiên không còn là thành viên độc lập Hội đồng quản trị kể từ ngày không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện.
Vai trò của thành viên hội đồng quản trị độc lập
- Nâng cao tinh khách quan của hội đồng quản trị hội đồng quản trị trong các công ty cổ phần chủ yếu là những cổ đông lớn, cổ đông chỉ phối và do đó, các quyết định của hội đồng quản trị thương gắn với lợi ích của những cổ đông này. Thực trạng này thường dẫn đến việc những quyết định được hội đồng quản trị đưa ra có thể bỏ qua hoặc xâm phạm đến quyền lợi ích hợp pháp của các cổ đông nhỏ lẻ, cổ đông thiểu sổ và các chủ thể khác như chủ nợ, người lao động, khách hàng… Nói cách khác, các quyết định được đưa ra thưởng gắn với yếu tố chủ quan trong nội bộ các thành viên hội đồng quản trị .
- Tăng cường tính minh bạch: Công ty cổ phần với đặc thù là các công ty đại chúng, công ty niêm yết với số lượng lớn các cổ đông, nhà đầu tư rất cần chứng tỏ sư minh bạch trong quá trình tổ chức và hoạt động của minh. Sự minh bạch trong hoạt động của công ty cổ phần là một trong những yếu tố quyết định đến lòng tin của các cổ đông, nhà đầu tư đặc biệt là sự minh bạch trong việc xây dựng chính sách, chiến lược phát triển, trong các hoạt động liên quan đến tinh hình tài chính nội bộ cũng như công khai các thông tin về tổ chức quản trị nội bộ và các giao dịch ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty cổ phần.
- Nâng cao hiệu quả chất lượng quyết định của hội đồng quản trị: Thành viên độc lập thông thưởng là những cá nhân đã tham gia công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp hoặc quản lý trong các cơ quan nhà nước chuyên ngành Họ là những người có kiến thức, kinh nghiệm trong quản lý, kiến thức chuyên ngành, và kiến thức, kinh nghiệm của họ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả các quyết định của hội đồng quản trị Đặc biệt là các quyết định của hội đồng quản trị liên quan đến đầu tư, kinh doanh trong lĩnh vực mới hoặc lĩnh vực mà thánh viên hội đồng quản trị độc lập là người hiểu biết và thông thạo.
Nhiệm kỳ và số lượng thành viên độc lập Hội đồng quản trị
Căn cứ điều 154 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về nhiệm kỳ và số lượng thành viên hội đồng quản trị, cụ thể:
- Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị.
- Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Một cá nhân chỉ được bầu làm thành viên độc lập Hội đồng quản trị của một công ty không quá 02 nhiệm kỳ liên tục.
- Trường hợp tất cả thành viên Hội đồng quản trị cùng kết thúc nhiệm kỳ thì các thành viên đó tiếp tục là thành viên Hội đồng quản trị cho đến khi có thành viên mới được bầu thay thế và tiếp quản công việc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
- Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên độc lập Hội đồng quản trị.
Do thành viên hội đồng quản trị độc lập là thành viên trong hội đồng quản trị nên thành viên hội đồng quản trị độc lập cũng phải tuân thủ theo quy định của hội đồng quản trị về nhiệm kỳ. Theo đó, thành viên độc lập Hội đồng quản trị có nhiệm kỳ là không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Đặc biệt, một cá nhân chỉ được bầu làm thành viên hội đồng quản trị độc lập trong hội đồng quản trị của một công ty không quá 02 nhiệm kỳ liên tục. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên hội đồng quản trị độc lập trong Hội đồng quản trị.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong Ba về quy định thành viên hội đồng quản trị độc lập trong công ty cổ phần. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về quy định thành viên hội đồng quản trị độc lập và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
